Come Usare RicordamiApp in Team con Calendari Condivisi

Perché Usare RicordamiApp in Team?

Un solo account per gestire gli appuntamenti di tutto il team
Ogni membro del team gestisce il proprio calendario
Promemoria automatici centralizzati per tutti
Riduzione dei costi: un solo abbonamento invece di multipli
Gestione semplificata per studi medici, saloni, centri benessere

Come Funziona il Lavoro in Team

Con RicordamiApp, puoi utilizzare calendari condivisi da Google Calendar. Ecco lo scenario tipico:

Utente A: Il proprietario dell'account RicordamiApp (es. il titolare dello studio)
Utente B: Un membro del team che condivide il suo calendario con l'Utente A
L'Utente B crea appuntamenti nel suo calendario Google
L'Utente A visualizza questi appuntamenti tramite il calendario condiviso
RicordamiApp invia automaticamente i promemoria per tutti gli appuntamenti

💡 Consiglio: Questa configurazione è ideale per studi professionali dove ogni operatore gestisce autonomamente il proprio calendario, ma i promemoria vengono gestiti centralmente.

Passo 1: Condivisione del Calendario (Utente B)

Il membro del team deve condividere il suo calendario con il titolare dell'account RicordamiApp:

Apri Google Calendar
Vai su calendar.google.com
Seleziona il calendario da condividere
Nella barra laterale sinistra, trova "I miei calendari" e passa il mouse sul calendario che vuoi condividere
Apri le impostazioni di condivisione
Clicca sui tre puntini (⋮) accanto al nome del calendario, poi seleziona "Impostazioni e condivisione"
Aggiungi la persona
Nella sezione "Condividi con persone specifiche", clicca su "+ Aggiungi persone"
Inserisci l'indirizzo email dell'Utente A (il titolare dell'account RicordamiApp)
Imposta i permessi
Seleziona "Visualizzare tutti i dettagli degli eventi" o "Apportare modifiche agli eventi"
Nota: "Visualizzare tutti i dettagli" è sufficiente per RicordamiApp
Invia l'invito
Clicca su "Invia" per confermare la condivisione

Passo 2: Accettazione e Connessione (Utente A)

Il titolare dell'account RicordamiApp deve ora accettare la condivisione e collegare il calendario:

Accetta l'invito
L'Utente A riceverà un'email da Google Calendar con l'invito alla condivisione
Clicca su "Aggiungi questo calendario" nell'email
Verifica il calendario condiviso
Vai su Google Calendar e verifica che il calendario condiviso appaia nella sezione "Altri calendari"
Accedi a RicordamiApp
Vai su ricordamiapp.it e accedi al tuo account
Aggiungi il calendario condiviso
Vai nelle impostazioni del tuo account o nella sezione calendari
Clicca su "Aggiungi calendario" o "Collega calendario"
Seleziona il calendario condiviso
Nella lista dei calendari disponibili, troverai il calendario condiviso dall'Utente B
Selezionalo per attivare i promemoria automatici

Puoi trovare piu informazioni su come collegare calendari Google sulla guida dedicata.

Passo 3: Gestione degli Appuntamenti

Una volta configurato il sistema, ecco come funziona il flusso di lavoro quotidiano:

Utente B (Membro del Team)

Crea un nuovo appuntamento nel suo calendario Google
Aggiunge i dettagli dell'appuntamento (titolo, orario, ecc.)
Nella descrizione dell'evento, inserisce il numero di telefono del cliente

Esempio di descrizione evento:

Taglio e piega - Maria Rossi

Telefono: +39 333 123 4567

Note: Cliente preferisce shampoo delicato

Utente A (Titolare Account RicordamiApp)

Visualizza automaticamente tutti gli appuntamenti dei calendari condivisi in RicordamiApp
Non deve fare nulla: i promemoria vengono inviati automaticamente
Può monitorare le conferme e le cancellazioni da un unico pannello
Può aggiungere o modificare numeri di telefono se necessario

Formato dei Numeri di Telefono

RicordamiApp riconosce automaticamente i numeri di telefono in vari formati:

Con prefisso internazionale: +39 333 123 4567
Con prefisso nazionale: 39 333 123 4567
Solo numero: 333 123 4567
Senza spazi: 3331234567

Il sistema estrae automaticamente il numero dalla descrizione dell'evento, indipendentemente dal formato utilizzato.

Vantaggi di Questa Configurazione

✅ Autonomia del Team

Ogni membro gestisce autonomamente i propri appuntamenti senza dover accedere a RicordamiApp

💰 Risparmio

Un solo abbonamento RicordamiApp per tutto il team invece di account multipli

📊 Centralizzazione

Il titolare visualizza tutti gli appuntamenti e le conferme da un unico pannello

🔄 Sincronizzazione

Modifiche ai calendari Google si riflettono automaticamente in RicordamiApp

Scenari d'Uso Comuni

🏥 Studio Medico

Ogni medico ha il proprio calendario
La segretaria gestisce l'account RicordamiApp
I promemoria vengono inviati automaticamente per tutti i dottori

💇 Salone di Bellezza

Ogni parrucchiere gestisce il proprio calendario
Il titolare collega tutti i calendari a RicordamiApp
I clienti ricevono promemoria personalizzati per il loro parrucchiere

🧘 Centro Benessere

Massaggiatori, estetiste e istruttori hanno calendari separati
La reception gestisce i promemoria centralizzati
Ogni operatore mantiene la propria autonomia

Domande Frequenti

Quanti calendari posso collegare?

Non c'è limite al numero di calendari che puoi collegare. Puoi aggiungere tutti i calendari condivisi dai membri del tuo team.

I membri del team devono avere un account RicordamiApp?

No, solo il titolare dell'account (Utente A) deve avere un abbonamento RicordamiApp. I membri del team usano solo i loro calendari Google.

Cosa succede se un membro del team modifica un appuntamento?

Le modifiche si sincronizzano automaticamente. Se cambia orario o data, il promemoria viene riprogrammato di conseguenza.

Posso vedere chi ha creato ogni appuntamento?

Sì, RicordamiApp mostra il calendario di origine per ogni appuntamento, permettendoti di identificare quale membro del team l'ha creato.

I membri del team possono vedere i promemoria inviati?

I membri del team vedranno gli aggiornamenti nel loro calendario Google (conferme/cancellazioni). Il titolare dell'account RicordamiApp può condividere il pannello di monitoraggio se necessario.

Cosa succede se rimuovo la condivisione del calendario?

Se un calendario non è più condiviso, RicordamiApp smetterà automaticamente di inviare promemoria per gli appuntamenti di quel calendario.

È sicuro condividere il calendario?

Sì, la condivisione dei calendari Google è sicura. Puoi scegliere esattamente quali permessi dare e revocarli in qualsiasi momento. RicordamiApp accede solo agli eventi necessari per inviare i promemoria.